5 herramientas de software que las empresas necesitan para afrontar la factura electrónica obligatoria

La digitalización de las facturas ha dejado de ser una alternativa voluntaria. La aplicación de la Ley Crea y Crece y de la Ley Antifraude supone para empresas y autónomos españoles una modificación relevante en la emisión, recepción y administración de sus facturas. Desde 2026, las compañías con mayor volumen de facturación tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas; las demás deberán hacerlo poco después.

Este escenario puede provocar dudas en muchas organizaciones. No obstante, quienes se anticipan comprueban que la factura electrónica va más allá del cumplimiento regulatorio: permite optimizar la gestión empresarial, reducir errores, acelerar los cobros y obtener una perspectiva más precisa de la tesorería en tiempo real. Estas cinco herramientas constituyen un buen punto de partida.

1. Sage: Programa de contabilidad y facturación electrónica

Sage proporciona una base para que las empresas afronten la factura electrónica. Sus soluciones se ajustan a la normativa española actual, incluidos los requerimientos de Verifactu, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Permiten generar facturas en los formatos estructurados aceptados por la Agencia Tributaria, recibir facturas electrónicas de proveedores y automatizar la gestión completa del ciclo de facturación.

Con Sage, la facturación deja de depender de tareas manuales y desconectadas. Las facturas se elaboran, envían, registran y contabilizan dentro de un mismo proceso, evitando la duplicación en la introducción de información. Sage dispone de soluciones adaptadas a autónomos, pymes y empresas medianas.

Por qué es importante: Sage permite cumplir con la normativa desde el inicio y convierte un requisito legal en una mejora efectiva de los procesos de facturación.

2. Pipedrive o Salesforce: Solución CRM

La factura electrónica funciona de forma más eficiente cuando se vincula al proceso comercial que la origina. Si el CRM y el sistema de facturación operan por separado, los datos de clientes y pedidos deben incorporarse dos veces, lo que puede causar demoras y errores. Al conectar plataformas CRM como Pipedrive o Salesforce con el software de facturación, los presupuestos y pedidos pueden transformarse automáticamente en facturas.

Por otra parte, contar con visibilidad sobre el pipeline comercial permite al área financiera prever los ingresos esperados y organizar la tesorería con mayor exactitud.

Por qué es importante: Conectar el CRM con la facturación evita duplicar la entrada de datos, disminuye los errores y facilita una mejor planificación de tesorería al relacionar las oportunidades comerciales directamente con los ingresos reales.

3. Stripe o GoCardless: Plataforma para automatizar cobros

La posibilidad de reducir los plazos de cobro es uno de los beneficios más concretos de la facturación electrónica. Cuando el cliente recibe la factura en un formato estructurado que puede procesarse automáticamente, los tiempos de pago disminuyen. Integrar la facturación con una plataforma de cobros automatizados, como Stripe o GoCardless, amplía aún más esa ventaja.

Mediante una plataforma de cobro conectada, el cliente recibe un enlace de pago junto a la factura y puede abonarla al momento. La conciliación se realiza automáticamente, mientras que el sistema de facturación muestra en tiempo real si cada factura está pagada, pendiente o vencida.

Por qué es importante: Reducir el plazo de cobro repercute directamente en la tesorería de la empresa y limita el tiempo invertido en reclamar pagos impagados.

4. DocuSign o Validated ID: Plataforma de firma digital

La validez de una factura electrónica requiere asegurar tanto la autenticidad de su procedencia como la integridad de su contenido. Una vía reconocida para ello es utilizar una firma electrónica reconocida basada en un certificado reconocido. Plataformas como DocuSign o Validated ID permiten firmar documentos de manera legal y segura desde cualquier dispositivo.

En materia de facturación electrónica, la firma digital cobra especial importancia para las empresas que deben acreditar la autenticidad de sus facturas más allá de los formatos estructurados. También puede utilizarse en contratos, propuestas y otros documentos que necesiten validez jurídica.

Por qué es importante: La firma electrónica reconocida aporta validez jurídica a los documentos digitales y forma parte esencial de un proceso de facturación plenamente desmaterializado.

5. Holded o Billin: Plataforma de archivo y gestión documental

La regulación establece que las facturas electrónicas deben conservarse durante los plazos legales aplicables, en formato digital y de modo que puedan consultarse y verificarse en cualquier momento. Un sistema adecuado de gestión documental asegura que los documentos estén ordenados, puedan recuperarse y respeten los requisitos exigidos de trazabilidad.

Para autónomos y pymes que no disponen de recursos destinados a soluciones empresariales complejas, plataformas como Holded o Billin integran la gestión documental con la facturación. Esto facilita el archivo organizado de todas las facturas emitidas y recibidas.

Por qué es importante: Disponer de un archivo digital accesible y ordenado resulta imprescindible para atender requerimientos de la Agencia Tributaria y conservar el control del historial de facturación de la empresa.

Preguntas habituales

¿En qué momento será obligatoria la factura electrónica para mi empresa? **

La implantación de esta obligación será gradual. Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros serán previsiblemente las primeras obligadas, en 2026. La medida se aplicará al resto de empresas y autónomos dos años más tarde. Aun así, desde la primera fase todas las empresas deberán estar preparadas para recibir facturas electrónicas, sin importar su tamaño.

¿En qué se diferencian Verifactu y la factura electrónica?

Se trata de obligaciones vinculadas, aunque no son iguales. Verifactu alude al sistema de emisión de facturas verificables introducido en julio de 2025 por la Ley Antifraude y afecta al software empleado para facturar. En cambio, la factura electrónica implica la emisión y recepción de facturas en formatos estructurados interoperables, conforme a la Ley Crea y Crece. Es necesario cumplir ambas exigencias, y la mayor parte de los programas de facturación actualizados ya integran los dos requisitos.

¿Basta con mandar una factura en PDF por email?

No. La normativa española de factura electrónica no considera válida como factura electrónica una factura PDF enviada por correo electrónico. Debe utilizarse un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita el tratamiento automático por los sistemas de ambas partes. Los programas de facturación homologados generan estos formatos de forma automática.

¿Qué sucede si mi empresa no se prepara dentro del plazo?

Las empresas que no puedan emitir o recibir facturas electrónicas cuando la medida sea obligatoria pueden afrontar dificultades en sus relaciones comerciales, posibles sanciones de la Agencia Tributaria y obstáculos para trabajar con compañías que ya utilicen factura electrónica. Iniciar la adaptación con la suficiente antelación es la forma más segura de prevenir estos riesgos.

¿Tengo que modificar toda mi gestión contable para cumplir con la factura electrónica?

No siempre. Cuando el software de contabilidad y facturación ya está actualizado y homologado para la factura electrónica, puede bastar con habilitar las funciones correspondientes y actualizar las bases de datos de clientes. Si el programa actual no está adaptado, este puede ser un momento adecuado para valorar una solución que cubra las necesidades de contabilidad, gestión empresarial y factura electrónica.